¿Sabías que el 75% de startups cierran durante los primeros 2 años de vida? La dura realidad de los emprendedores es que al iniciar un negocio se tiene desde el primer día una gran probabilidad de fracaso. ¿Porqué? Esa respuesta vendrá más adelante. Pero desde ahora te digo: el Derecho Preventivo es una de las herramientas que podrían salvar tu empresa. ¿Has oído hablar está “nueva” rama del Derecho?
Entender el negocio NO es la clave del éxito: las herramientas lo son
En mi experiencia como consultor de PyMES encuentro una y otra vez que el emprendedor normalmente conoce su negocio. Entiende las generalidades y particularidades de lo que hace. Incluso lo domina y es un experto en el. Pero esto no es suficiente para garantizar el éxito.
Lo primero que debe hacer un emprendedor que inicia es darse cuenta de que saber de “su negocio” y saber “de negocios” son cosas muy diferentes. El rol de emprendedor, sobre todo al principio, es una mezcla entre “todólogo” y “bombero”. Debe hacer todas las funciones del negocio a la vez que va sorteando las dificultades que se le presenten.
Por lo que para sobrevivir, es necesario que aprenda diversas disciplinas: contabilidad, derecho, finanzas, mercadotecnia, logística, etc. Cada una de estas disciplinas tiene herramientas especiales e indispensables para el manejo de un negocio. Y precisamente una de estas es el Derecho Preventivo.
El Derecho Preventivo como herramienta de negocios
Probablemente nunca has oído hablar de Derecho Preventivo y es normal, pues se trata de una disciplina relativamente nueva y poco conocida. Tan es así, que no existe actualmente una definición “oficial” de el, pero aquí te proponemos está que hemos desarrollado y usamos en NexumSAU:
El Derecho Preventivo es una rama del derecho que se encarga de analizar los riesgos legales a que está expuesta una entidad, por su naturaleza o actividad, con el objetivo de crear estrategias para reducirlos o anularlos por completo, evitando así las consecuencias negativas que pudieran derivarse de estos.
Esta es una definición general que nos acerca a la esencia del Derecho Preventivo, el cual se compone a su vez de diversos elementos que te describiremos a continuación. Cada uno de estos elementos te dará una visión más clara de cómo puedes aplicar el Derecho Preventivo en tu negocio.
1. Elementos corporativos
La primera disyuntiva es: emprender como persona física o a través de una sociedad mercantil o civil. Este no es un tema menor y nunca debe de decidirse basados en emociones o ideas equivocadas. Si te interesa el tema, checa este artículo: ¿Cómo emprender un negocio propio? Persona física VS Sociedad Anónima
Para los que deciden emprender como persona física, únicamente deben saber es que ellos responderán personalmente por lo que suceda en el negocio. Esto aplica a cualquier circunstancia de tipo legal que se de con autoridades, clientes, colaboradores, proveedores y cualquier persona relacionada al negocio. Esto no es precisamente malo, pero conforme el negocio aumente en operación y volumen, será más conveniente “independizarlo” de su propietario.
Elementos a tener en cuenta al constituir y operar una sociedad mercantil
Acuerdo entre socios. Las diferencias y peleas entre socios son quizás el problema más común de los emprendedores. Por eso siempre es bueno recordar que “más vale un mal acuerdo que un buen pleito”. Elegir un socio no es algo que deba tomarse a la ligera, pues asociarse, es exactamente igual que casarse. Es un vínculo que no puede disolverse de forma sencilla. Un buen acuerdo entre socios contempla no solo la “voluntad” de hacer negocio, sino también todos los posibles escenarios de éxito o fracaso. Igual deben acordar cómo repartirán de las obligaciones y responsabilidades, no solo utilidades. Todo esto debe quedar plasmado en el acta constitutiva de la empresa.
Libros y documentos corporativos. El acta constitutiva es el primer documento corporativo, pero no es el único ni el último. Se debe contar también con libros corporativos: de registro de acciones, de variaciones del capital, de asambleas generales y de sesiones del consejo de administración. Esta es una obligación que muchas veces es pasada por alto pero que debe ser observada a cabalidad.
Obligaciones corporativas. Realizar asambleas anuales de socios, presentar al SAT relación de socios y accionistas, presentar a la Secretaría de Economía avisos de modificación de estructura, realizar y renovar el registro de inversión extranjera así como presentar avisos trimestrales de acuerdo con los supuestos establecidos.
El constituir una sociedad mercantil o civil implica una serie de obligaciones que se crean por el solo hecho de que esta exista y que, en muchas ocasiones, no son observadas de forma adecuada. Si eres socio de una persona moral, te recomendamos que revises todas tus elementos corporativos, a fin de que esta se encuentre siempre en óptimo estado.
2. Cumplimiento normativo o Compliance
Este es uno de los metatérminos de moda, que hemos escuchado mucho en los últimos años. Muchas personas, cuando escuchan por primera vez de “Derecho Preventivo” piensan que es lo mismo que “compliance” pero no lo es. “Compliance” es un término en ingles que puede traducirse por “cumplimiento normativo” y el cumplimiento normativo forma parte del Derecho Preventivo. En este artículo encontrarás más acerca del famoso compliance: la importancia del Compliance y el Derecho Preventivo.
La esencia del cumplimiento normativo es muy sencilla: que una entidad conozca toda la normatividad que le aplica y tome medidas concretas para cumplirla. En México existe normatividad federal, estatal y municipal que es común para todos los negocios. Ejemplos de esto son el alta en el registro federal de contribuyentes, las licencias estatales y municipales, los permisos para anuncios publicitarios y el pago de impuestos federales, estatales y municipales.
Pero también existen regulaciones especiales, que aplican de acuerdo con la naturaleza de la entidad o con la actividad que realiza, como es el caso de normas oficiales mexicanas, régimen de prevención de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo, regulaciones de tipo prudencial para entidades financieras, regulaciones sanitarias para establecimientos como clínicas, consultorios, hospitales, restaurantes, entre muchas otras.
Para tener un cumplimiento normativo eficaz es necesario lo siguiente:
Conocer todas las regulaciones que aplican a la entidad.
Tener un proceso de seguimiento puntual para las obligaciones que deben ser renovadas o refrendadas.
Mantener un catalogo de cumplimiento normativo adecuado. En algunos casos implica tener todas las licencias o trámites ordenados, accesibles y en un sitio adecuado.
3. Normatividad Organizacional
Hablar de “normatividad organizacional” es hablar de las normas y lineamientos observados hacia dentro de la empresa, que le permiten mantener un orden correcto para alcanzar sus objetivos.
Un sistema eficiente de normatividad organizacional le brinda dirección a la empresa, regula su operatividad y garantiza el alcance de los objetivos fijados. Por otro lado, una falta de normatividad organizacional en la que sus factores carecen de los lineamientos adecuados para realizar sus actividades. Esto genera desorden, desperdicios, ineficiencias y, eventualmente, puede causar el fracaso del negocio.
La creación e implementación de una normatividad organizacional adecuada parte del entendimiento de que un negocio, aunque sea de “una persona”, tiene diversas funciones y actividades que deben ser organizadas y normadas.
Documentos normativos más importantes:
Código de Ética. Es el documento en donde se contemplan los principios éticos de la entidad y que sirve de guía para los colaboradores.
Estructura Orgánica de la Empresa. Es la forma en que está organizada la sociedad y no es solo el organigrama. Todas las empresas tienen estructura, solo que en algunas se diseña y en otras sucede sin planeación y de forma desordenada. La Estructura Legal forma parte de la estructura organizacional. Le da soporte y protección a toda la entidad.
Lineamientos de Contratación de Personal. Documento en donde se establecen los criterios, lineamientos, normas y políticas de las actividades de reclutamiento, selección, contratación y capacitación de los colaboradores de la Entidad.
Manuales de funciones y responsabilidades. También conocidos como Manuales de Puestos, son documentos en donde se establece la descripción, los objetivos, las funciones básicas y el perfil de cada puesto.
Manuales de procedimientos. Descripción detallada de las actividades que se ejecutan en la Entidad. Sirven para normar las actividades, homologar conceptos y criterios sobre estas, agilizar el flujo de la información entre los departamentos y puestos y, en ultima instancia, para tener una imagen completa del proceso general realizado por la Entidad.
Manuales de normas administrativas. Compilación de todos los criterios, lineamientos, normas y políticas de carácter administrativo. Este puede contener información de temas como pagos de nomina, prestaciones adicionales, políticas de vacaciones y permisos, procesos disciplinarios, entre otros.
Políticas corporativas. Principios generales que rigen la actuación de la sociedad y que todos sus factores deben observar como principios rectores.
Reglamento Interior de Trabajo. Conjunto de disposiciones obligatorias para trabajadores y patrones en el desarrollo de los trabajos en una empresa o establecimiento.
4. Documentos legales internos
Varias de las actividades realizadas por la Entidad, deben estar debidamente soportadas mediante diversos documentos y formatos. La ausencia de los soportes adecuadas se nota en el momento en que éstos se necesitan y no se tienen. Su ausencia o su estructuración defectuosa normalmente traen consecuencias: desde pequeños inconvenientes hasta grandes problemas.
El ejemplo más común es con la ausencia de contratos o con el uso de contratos de machote (formato) que normalmente son insuficientes. Por otro lado, es también común el no contar con formatos “generadores”, que no son más que documentos en donde se compila información de relevancia para un fin específico.
Precisamente uno de los síntomas de la ausencia o deficiencia de una estructura legal, es el carecer de la documentación y fundamentación suficiente, para las actividades más importantes de la organización. Y es necesario aclarar este punto: no todas las actividades deben ser documentadas, pues también es igualmente problemático es crear una estructura burocrática pesada e ineficiente.
Algunos de los documentos y formatos legales más importante con los que debe contar una empresa son:
Contratos: arrendamiento, comisión mercantil, laborales (tiempo determinado, indeterminados, de capacitación, a prueba), mutuo, prestación de servicios profesionales.
Convenio: confidencialidad, no competencia, terminación laboral.
Formatos: solicitud de empleo.
Títulos de crédito: pagaré, cheque,
Comprobantes Fiscales Digitales: ingresos, notas de crédito, traslado.
Todo emprendedor y empresario sabe que esta labor es de alto riesgo. Pero también saben que “a mayor riesgo, mayor rendimiento”. Emprender exige de una persona que desarrolle una serie de habilidades específicas, más allá de conocer las peculiaridades de su negocio.
Pero esto no implica que debamos ser especialistas de todo. En este mundo actual -y en el que viene- no triunfará el que tenga grandes cantidades de información. Triunfará el que tenga la capacidad de procesar y sintetizar la información, de tal suerte que pueda obtener resultados significativos.
Ser emprendedor no significa que tengas que ser abogado, contador, fiscalista o financiero. Lo que necesitas es entender lo suficiente para saber que hacer y para saber cuándo hablar con un experto.
No puede hacerse todo solo. No existe emprendimiento exitoso hecho en solitario. Rodearse de un equipo de gente capaz es instrumental para la supervivencia y el éxito eventual.
Yo siempre he dicho que un empresario se da cuenta que está teniendo éxito el día que puede contratar gente mucho más capaz que el.
¿Sabías que en México existen restricciones al pago en efectivo? Estas aplican a ciertas actividades consideradas como vulnerables al delito de lavado de dinero. Es importante conocerlas y respetarlas: las consecuencias de no hacerlo van de lo severo a lo catastrófico. Aquí te las explicamos.
Esta es una pregunta que nos hacen todo el tiempo. Pero les ahorro el suspenso: normalmente recomendamos que no te asocies y empieces como persona física. Emprender es el sueño de muchos: ese es tu “porqué”. Luego viene el “cómo” y es lógico querer tener a alguien a tu lado, un compañero de aventuras. Pero constituir una sociedad debe decidirse de forma práctica, con razones y no con emociones. En este artículo encontrarás todo lo que debes saber sobre este tema y podrás decidir si emprendes solo o con un socio.
¿Qué es una “sociedad anónima”?
Antes de entrar a la “sociedad anónima” -la más conocida- debemos hablar un poco de la persona moral. Las entidades denominadas “personas morales” son una ficción del derecho. Para hacerlo claro: es una entidad que no existe en la realidad objetiva pero que por Ley todos acordamos que sí existe. Por lo tanto, tiene efectos en el mundo real y cuenta con todos los atributos de las personas físicas, salvo el estado civil. Aunque no puedan “casarse” o “divorciarse”, si pueden fusionarse o escindirse.
Existen dos tipos de personas morales: publicas y privadas. El Gobierno de México, el estado de Querétaro, el INFONATIV, el Municipio de Benito Juárez, la PROFEPA, todas estas son personas morales de derecho público. Tienen nombre, domicilio, capacidad, nacionalidad y son representadas por personas físicas. En cuanto a las de derecho privado, tenemos tres divisiones: sociedades mercantiles, sociedades civiles y asociaciones civiles.
Las sociedades mercantiles son eminentemente económicas y lucrativas. En esta categoría tenemos a la sociedad anónima y la de responsabilidad limitada. Aunque existen otros tipos más, no son nada comunes ni se utilizan ya.
Las sociedades civiles son eminentemente económicas, pero no lucrativas. En estas, se persigue un fin económico, pero no puede hablarse de una “utilidad”, pues no existe base para su calculo. Normalmente las sociedades civiles prestan un servicio, por eso aquí encontramos a doctores, arquitectos, contadores, abogados, etc.
Por último, las asociaciones civiles no tienen fines económicos ni lucrativos, sino únicamente sociales. Estas ya son llamadas como Organizaciones Sin Fines de Lucro; recuerden el acrónimo porque es lo que escucharemos de ahora en adelante. Su único fin es de asistencia social y en ellas jamás habrá -ni puede haber- un fin económico o de lucro.
¿Qué pasa cuando te “asocias”?
La sociedad se explica fácilmente: es igual que casarse. No similar o parecido, igual. La diferencia es que un matrimonio es una alianza civil, mientras que una sociedad es una unión mercantil. Así que cuando te asocias con alguien, te estas casando con esa persona o personas, en sentido mercantil.
Cuando dos o más personas se asocian, se otorgan mutuamente derechos y obligaciones. Y a diferencia del matrimonio civil, en el mismo acto de constituir una sociedad, de unirse, dan origen a un nuevo ente: a la sociedad misma. La sociedad es un ente nuevo, diferente a sus “autores” o socios, que tiene personalidad jurídica y patrimonios propios. Existe porque se le reconoce su existencia, pero es una ficción del derecho. Esta ficción es conocida como “persona moral”.
Esta sociedad es una “persona”, un sujeto de derecho, que se origina por dos o más personas (físicas o morales), pero representado por una o mas personas físicas. El patrimonio de la sociedad es diferente e independiente al de los socios y en un inicio se constituye con el capital que estos aporten. Al ser un ente nuevo, tendrá obligaciones y derechos propios, desde lo fiscal y hasta lo corporativo.
¿Cómo funciona una Sociedad Mercantil?
Con el capital aportado y mediante realizar la actividad que es su objeto social, la sociedad ira obteniendo sus propios recursos y alcanzará -esperan los accionistas- el lucro. El “lucro” conviene entenderlo en su forma más simple: comprar barato y vender caro. Esa es su esencia. Una sociedad mercantil vende un producto o servicio y el precio de venta deberá ser siempre mayor que el costo y los gastos.
¿Y qué hay de los socios? Los socios tienen derecho únicamente a las UTILIDADES que se producen de este diferencial, entre los ingresos y las deducciones autorizadas -ojo en “autorizadas”-. Estas utilidades pueden decretarse una vez al año, terminado el ejercicio social y los socios podrán determinar qué hacer con ellas: reinvertirlas o repartirlas.
¿Quién “controla” la sociedad? Los socios, mediante las asambleas (ordinarias o extraordinarias), tomarán las decisiones más relevantes. Pero la sociedad sera administrada por un Consejo de Administración o por un Administrador Único, quien se encarga del día a día, de la operación, del negocio.
Y al igual que en el matrimonio existe el divorcio, en las sociedades existe la disolución. Sin entrar en detalles sobre ese proceso, basta decir que disolver es mucho más difícil que divorciarse. Por eso asociarse es una decisión que no debe tomarse a la ligera, pues liquidar una sociedad es sumamente complicado.
¿Qué implica constituir?
En muchos casos que hemos atendido, los socios no están plenamente conscientes de todo lo que implica constituir una sociedad. Desconocer las obligaciones específicas de la sociedad puede traer consecuencias graves. Algunas de las cosas que debes tener en cuenta son las siguientes:
Costo de constitución. Constituir una sociedad, dependiendo del estado en que se haga, costará entre $10,000 y $15,000 pesos.
Creación de libros corporativos. Esta es una obligación que pocas personas siguen, pero al constituir una entidad, deben crearse sus libros corporativos. Los libros de registros que debe llevar una entidad son: actas de asambleas, sesiones del consejo de administración, registro de accionistas y variaciones de capital. Contar con estos registros es una OBLIGACIÓN.
Publicaciones en el sistema electrónico de la Secretaría de Economía. Esta es otra obligación que no es muy observada. Las sociedades mercantiles están obligadas a realizar diversos informes a la Secretaría de Economía por medio de su portal electrónico. Estas publicaciones son: alta de representante legal, alta de comisarios, publicación de estructura accionaria y aviso de disolución o liquidación simplificada.
Tiempo para operar. Normalmente, el tiempo que tomarás entre constituir y poder operar, es de 3 a 6 semanas. Ten en cuenta que después de constituir, se debe inscribir en Registro Público, hacer el alta en Registro Federal de Contribuyentes de SAT, obtener la FIEL y hasta ese momento podrás facturar.
Aperturar cuentas bancarias. Para poder operar deberás aperturar cuentas cambiarias. Esto puede hacerse, normalmente, solo con la copia certificada de la escritura pública donde conste la constitución. Sin embargo, algunos bancos ya están pidiendo que se tenga la FIEL.
Alta de actividad de Accionistas. Los accionistas deberán aumentar sus actividades en el Registro Federal de Contribuyentes a fin de manifestar que recibirán ingresos por utilidades.
Contabilidad y tema fiscal. Deberás llevar tu contabilidad de acuerdo con la normatividad aplicable y cumplir con las obligaciones fiscales específicas. Estas se generan mes a mes y pueden ser varias.
Regímenes especiales. Algunas entidades, como las financieras, están sujetas a regímenes especiales, como puede ser el de Prevención de Lavado de Dinero o Financiamiento al Terrorismo. Otras, como consultorios dentales o lugares donde se prestan servicios médicos, deberán obtener permisos especiales de la COFEPRIS.
Realizar asambleas anuales. Por ley las sociedades mercantiles deben realizar, al menos, una asamblea ordinaria cada año. En esta asamblea se deben discutir temas de la propia sociedad, comenzando por la presentación de informes de administrador y comisario. Si hubiera temas trascendentales sobre los cuales decidir, como entrada o salida de socios, esto debe hacerse mediante asamblea extraordinaria. Estas deben protocolizarse ante notario público.
Entonces, ¿qué conviene más?
Ahora que ya tienes una idea clara de todo lo que implica constituir una sociedad mercantil, por lo que creas que lo más conveniente es comenzar a trabajar como persona física. Y tienes razón: así te lo dijimos desde un principio.
Algunas ventajas de comenzar como persona física son las siguientes:
Tiempo para operar. Si ya estas dado de alta en el Registro Federal de Contribuyente, solo tendrás que aumentar tus actividades. Si no, darte de alta y sacar la FIEL es sencillo y rápido.
Costo de apertura. Tu costo de apertura, el que realizaras para comenzar tu negocio, es mucho más bajo, pues solo invertirás en el negocio mismo y no en una estructura o andamiaje legal.
Puedes hacer lo mismo que una persona moral. Recuerda que las personas morales son idénticas a las físicas; salvo que las físicas sí existen y las morales son ficciones. Por eso, tu puedes hacer exactamente lo mismo que una sociedad mercantil: obtener licencias de funcionamiento, contratar trabajadores, realizar pago de impuestos, contratar con otras personas físicas o morales, etc.
Régimen fiscal especial. Esta quizás sea una de las ventajas más interesantes, disponibles para las personas físicas, que cuando comienzan un negocio pueden optar por el Régimen de Incorporación Fiscal. El RIF es un esquema de tributación opcional para pequeños contribuyentes que cuenta con beneficios fiscales especial: condonación del Impuesto Sobre la Renta. Durante el primer año la condonación es del 100%,luego de 90% el segundo año, 80% el tercer año y así sucesivamente hasta que en el año 11 se paga sin beneficio.
Otras ventajas fiscales. Como no tener obligación de contar con CUFIN y CUCA, reducción de ISR en actividades del sector primario, estímulos fiscales derivados de la Ley de Ingresos de la Federación, sin limitantes ni tasa adicional para retiro de utilidades, entre otras.
Tienes libertad de decisión. Esta quizás parezca obvia e insignificante, pero no lo es. La gran mayoría de los problemas en una sociedad vienen de la forma en que estructuran -o no se estructuran- sus socios y no de negocio mismo. Trabajar en sociedad implica someter tu criterio al de otra u otras personas. Cuando no se tiene un objetivo claro, reglas del juego bien diseñadas y entradas y salidas claras, trabajar en equipo puede ser sumamente complicado.
Conclusión
La recomendación que te hacemos aquí hoy, al igual que lo hemos hecho siempre, es que si vas a “emprender” lo hagas como persona física. ¿Puedes hacerlo con un socio? Claro que sí, incluso es recomendable, pues así tendrán oportunidad de trabajar juntos y ver si en realidad funciona como lo imaginaron.
Una sociedad mercantil debe constituirse bajo un supuesto principal: cuando, por la naturaleza del proyecto, es absolutamente necesario crear una persona moral. Esto es especialmente cierto, cuando se trata de un proyecto en donde el capital aportado, ya sea en dinero o bienes, es de una cuantía considerable. En este supuesto, la sociedad les permitirá tener un marco estructural corporativo, que les sirva de protección a los socio, a la vez que de vehículo al negocio. En otros casos en que hace sentido constituirse para iniciar un negocio, es cuando los socios se aportan entre si y al proyecto, VALOR. Valor que no pueda ser contratado y que, por necesidad, deba ser aportado a la creación de un ente nuevo. Estos dos son los criterios decisivos a la hora de decidir constituirse.
Esperamos que lo escrito en este artículo te sea de utilidad y estamos a tu disposición para cualquier duda o pregunta que pudieras tener sobre el tema. Puedes encontrarnos aquí o en nuestras redes sociales.
En los refranes encontramos el acumulado de la sabiduría popular. Algunos reflejan ideas arcaicas y poco útiles, pero otros contienen verdades valiosas. De estos últimos hay algunos pocos que contienen verdades universales casi imposibles de negar y a los que siempre conviene prestar atención. Uno de ellos reza: “más vale prevenir que lamentar”.
¿Quién no ha escuchado este famoso refrán? Es quizás uno de los más fáciles de entender, pero de los más difíciles de aplicar en la vida cotidiana. Y sin embargo, hacerle caso siempre dará buenos resultados, especialmente en el mundo del emprendedurismo, de los negocios y las PyMES.
Cualquier entidad que desarrolla una adecuada cultura de la prevención, obtiene una poderosísima herramienta para sobrevivir, para desarrollarse y para ser exitosa. Adquirir esta cultura no es tan complicado como parece, pero requiere un cambio de mentalidad, de paradigma. Primero te diremos qué es compliance y Derecho Preventivo para tener un poco de perspectiva. Luego te hablaremos de la cultura de la prevención y por último te presentaremos algunas ideas sobre la relevancia que tienen para las empresas.
Definición de Compliance y de Derecho Preventivo
Empezamos con el concepto más sencillo: compliance. Este anglicismo está de moda y el término completo es “corporate compliance”, que se traduce como “cumplimiento corporativo”. Su esencia tiene que ver con la forma en que las empresas dan cumplimiento a las obligaciones a su cargo.
La World Compliance Association lo define como “un conjunto de procedimientos y buenas prácticas adoptados por las organizaciones para identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se enfrentan y establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción frente a los mismos.”
Por otro lado tenemos al Derecho Preventivo, que es un concepto un tanto más complejo. El derecho se divide en diferentes ramas, de acuerdo con su ámbito de aplicación: administrativo, constitucional, penal, procesal, laboral, tributario, civil y mercantil. El Derecho Preventivo es una de las ramas más reciente del Derecho y estudia el cumplimiento normativo de las entidades que tienen una actividad lucrativa, económica o de asistencia social. La otra área de estudio es la de las interacciones surgidas entre estas entidades y las Autoridades que las regulan.
El Derecho Preventivo puede definirse como “el conjunto de disposiciones internas que establecen las entidades sujetas a un universo normativo específico, con el objeto de dar debido cumplimiento a este”. “Universo normativo específico” debemos entender a la suma total de leyes y normas aplicables a cada entidad. Por ejemplo, un restaurante tendrá que cumplir disposiciones diferentes a las de una organización sin fines de lucro, aunque compartirán normas en común. El Derecho Preventivo también analizará cómo se le aplican estas normas y leyes a cada entidad y las interacciones que existen entre sujeto obligado y Autoridad Supervisora o Reguladora.
De las definiciones anteriores podemos ver que el compliance o “cumplimiento corporativo” forma parte del Derecho Preventivo y se encarga de brindar las herramientas necesarias para poder establecer y observar debidamente estas disposiciones internas. El objetivo final del compliance o cumplimiento corporativo es que las entidades reduzcan significativamente -o incluso supriman por completo- los riesgos derivados de un cumplimiento normativo deficiente.
Cultura de la Prevención
La ”prevención”, como ejercicio para evitar el surgimiento de problemas en general, ha tomado especial relevancia en los últimos años, hasta el punto de haberse desarrollado en muchas áreas una “cultura de la prevención”.
Este es un concepto relativamente nuevo, que comenzó a usarse en los 80’s y se aplica generalmente a conflictos bélicos, desastres naturales, salud publica y, mas recientemente, en el entorno empresarial.
Aunque no existe una definición concreta de la “cultura de la prevención”, se puede entender como el conjunto de conocimientos, técnicas y acciones (positivas) que permiten prever y evitar diversos daños o perjuicios. Este enfoque se convierte en “cultura” cuando de forma sistemática y recurrente se realiza un proceso para prever y planear la ejecución de actividades, tomando acciones para anticiparse al surgimiento de problemas.
En el ámbito de la salud, la cultura de la prevención implica mudar todo el foco de la industria de “curar la enfermedad” a “prevenir que esta suceda”. Y esto es totalmente lógico: es preferible evitar la obesidad a través de una correcta nutrición y de actividad física, a tratar problemas cardíacos, hipertensión, diabetes, etc.
Pero como dijimos al principio: la prevención es muy fácil de entender y muy difícil de aplicar, por esto desgraciadamente en México tenemos una cultura de la prevención casi nula.“Prevenir” no está -todavía- en el ADN del mexicano. El mexicano vive la vida un día a la vez y cada día descubre una forma de afrontarla. Este rasgo nos hace sumamente ingeniosos, pero tiene un costo alto: el de vivir al día sin anticipar una ruta más eficiente. ¿Porqué tenemos está cultura?
Es un misterio, pero quizás sea una cuestión de “tiempo”. El tiempo aquí sucede diferente: “al rato” bien puede ser nunca y “ahorita” pueden ser minutos o meses. “Ya merito” es un poco más que “casi casi”, pero menos que “a la de ya”. Y una constante es “todo para el último”. Pensamos que siempre habrá tiempo.
En el mundo empresarial, se afronta el día a día, se planea lo mínimo indispensable y se vive creyendo que siempre habrá “tiempo” para plantarle cara a lo que se presente. En algunos casos, cuando los problemas se “presentan”, se encuentra la forma de resolverlos, normalmente con costos altos y cuotas de estrés significativas. Sin embargo en otras ocasiones, estos problemas, que pudieron ser previstos y evitados, son el evento que lleva a las empresas a su fin.
Importancia del Derecho Preventivo y el compliance para las empresas
En nuestra experiencia, hemos descubierto que solo las empresa grandes cuentan con procesos de prevención, aunque normalmente están muy orientados a su propia actividad u operación y omiten otras fuentes de riesgo. Por otra lado, en el caso de las PyMES, algunas empresas tienen procesos incompletos o imperfectos de cumplimiento y prevención, mientras que la gran mayoría no cuenta con ningún proceso. Gran parte del problema está en que nunca se han abordado estos procesos de forma generalizada y sistemática.
Aunque existen especializaciones en riesgos, desde la norma ISO31000:2018 y hasta las disposiciones específicas de prevención de lavado de dinero, no existe aun una “escuela de pensamiento” especializada en introducir herramientas preventivas dentro de la estructura organizacional de las entidades. El compliance o cumplimiento corporativo es el primer acercamiento para buscar introducir un proceso que les permita cumplir de forma adecuada con todas las disposiciones a las que están obligadas.
Una entidad que no cumpla adecuadamente con las normas y leyes que le aplican se expone a graves consecuencias como clausuras, demandas, multas o incluso a responsabilidad penal. El cumplir con todo el marco normativo aplicable no es un lujo ni un exceso: en muchos casos es lo mínimo necesarioque espera la Autoridad. Cuando una entidad dentro de sus procesos de planeación, se esfuerza por comprender el marco normativo que le aplica, dota a su estructura organizacional de los elementos necesarios para operar con riesgos mínimos y tolerables.
El no anticiparse a los riesgos a que pudiera estar expuesta una organización, es la táctica de esconder la cabeza en la tierra: nos da la falsa seguridad de que no pasa nada, pero nos deja completamente indefensos para cuando pasa algo. Y siempre pasa algo. En muchas ocasiones, lo que mata a una empresa, es un riesgo que pudo haber sido anticipado y evitado.
En un proceso correcto de cumplimiento corporativo, el primer paso que toda entidad debe realizar es identificar TODAS las normas y leyes a que está obligada. Identificar y comprender estas obligaciones le permitirá conocer, primero, las obligaciones que debe cumplir pero, en un segundo término, le brindará una imagen panorámica de las circunstancias en que está inmersa. Esta imagen le permitirá ir conociendo los riesgos a los que está expuesta e ir planeando de acuerdo con la tolerancia que establezca a estos riesgos.
El esforzarse por aplicar principios de Derecho Preventivo, así como de contar con un proceso de cumplimiento corporativo o compliance eficiente, aumenta las posibilidades de éxito para una entidad y reduce los problemas a que esta se expone a diario.
Y como abrimos con un refrán, cerraremos con una versión del mismo que utilizamos mucho:
Es un hecho indiscutible: el #COVID19 será un hito en nuestra historia contemporánea. La pandemia traerá serias modificaciones económicas, históricas, políticas y sociales a escala global. El mundo después del COVID19 será diferente.
En el ámbito económico la afectación ya es histórica. La pandemia desencadenó una serie de eventos que terminarían creando un escenario sin precedentes. Primero la crisis petrolera e inmediatamente después la crisis en las bolsas del mundo con una caída acumulada de hasta 30%, llegando a mínimos históricos. En México tuvimos un extra: nivel histórico en el tipo de cambio de $25.34 pesos por dólar.
Esta primera ola de la crisis económica fue “artificial” y apenas entramos a la parte “orgánica”. En esta veremos la desaparición de muchas empresas, tanto chicas como grandes. Cerrarán desde PyMES locales hasta empresas transnacionales: Hertz, Interjet, JC Penney, Latam Airlines, J. Crew, JC Penney, Neiman Marcus, Gold’s Gym, entre muchas otras.
En Quintana Roo, la afectación es severa: el turismo se paralizó por completo durante abril y mayo. Y aunque hemos experimentado una recuperación progresiva en junio, esto nos plantea la siguiente duda ¿cómo será esta “recuperación”, esta “nueva normalidad”?
La “nueva normalidad”
Las autoridades sanitarias en México comenzaron con un «regreso a la normalidad» a partir del uno de junio. Este se basa en una reactivación gradual y progresiva de cada municipio del país y de las actividades no esenciales.
Sin embargo, no podemos pensar en que pronto volveremos a la «normalidad» de antes. Tendremos que aprender a vivir con la enfermedad, por lo menos hasta que haya una cura o una vacuna.
Debemos entender las implicaciones de esta nueva realidad y tomar disposiciones adecuadas, pues la nueva normalidad, implica un cambio de mentalidad.
Las Rentas
Vacacionales en la nueva normalidad
La Renta Vacacional es una industria que ha crecido exponencialmente en los últimos años. Aplicaciones como AirBnB, Booking, HomeAway, CouchSurfing, entre otras, permiten vincular exitosamente oferta y demanda. La renta vacacional tiene numerosas ventajas contra la “renta larga”, la primera y más importante: permite aumentar considerablemente el precio de la renta.
Este modelo altamente disruptivo ha crecido exponencialmente. Y también se ha enfrentado a barreras muy solidas: desde el ataque emprendido por la industria hotelera, hasta los vacíos normativos. El no contar con un marco normativo (permisos, licencias, aplicación de disposiciones fiscales, etc.) dificulta una gestión eficaz que garantice el cumplimiento regulatorio.
Y justo cuando los emprendedores de Rentas Vacacionales enfrentaban estas dificultades, llegó la más grave de todas: la COVID19.
En febrero tuvimos el primer caso en México y en marzo la enfermedad se propagaba rápidamente por todo el país. De inmediato comenzaron las cancelaciones de las reservas y sufrimos la perdida completa de la temporada de Semana Santa con un mínimo histórico de ocupación.
Quintana Roo fue uno de los estados con mayor índice de contagios. Es lógico pues tenemos el aeropuerto con más operaciones internacionales del país y presencia constante de extranjeros.
Sin embargo las medidas emprendidas por el Gobierno estatal fueron acertadas y prontas. La sociedad civil en su mayoría atendió el “quédate en casa” y hoy tenemos números que empiezan a sugerir un control de la enfermedad.
Y ahora, a inicios de julio, estamos emprendiendo una reapertura gradual con miras a alcanzar la tan anhelada vuelta a la nueva normalidad. Pero la pregunta que más nos interesa es ¿qué perspectivas hay para la industria de las Rentas Vacacionales en los meses que vienen?
La respuesta pudiera ser sorpresiva para algunos: muy buena.
Perspectivas para Quintana Roo y las Rentas
Vacacionales
Definitivamente esta pandemia marcará un antes y un después: muchas empresas desaparecerán y otras más emergerán como grandes ganadoras. Sabemos que, cuando menos, lo que resta de este 2020 tendremos un entorno sumamente complejo. Sin embargo pensamos que para el estado de Quintana Roo y especialmente para el sector de las Rentas Vacacionales, hay buenas perspectivas. Aquí las razones:
1. La reapertura. Independientemente de los números y las estadísticas, las acciones de reapertura son inminentes. Esto implica seguir las indicaciones de la autoridad y tomar medidas de seguridad adicionales. Estas impactarán los costos, pero traerán una oferta de valor que esencial: seguridad. Conoce aquí las principales medidas que deberán seguir tomar los emprendedores de Rentas Vacacionales en sus propiedades para poder garantizar una oferta COVID-FREE.
2. El confinamiento. La población de Canadá, Europa, Estados Unidos y México, lleva al menos DOS MESES de confinamiento y están ávidos de vacaciones. ¿Cuál es el escenario ideal para vacacionar? La playa. Y no hay mejor playa que la del caribe.
3. El tipo de cambio. El peso fue una de las monedas que más sufrió, llegando a un máximo histórico de $25.34 pesos por dólar. Un turista que venga en junio, ahorrará de un 20% a 30% respecto de las tarifas de diciembre del año pasado, solo por fluctuación cambiaria.
4. Ubicación Estratégica. En el caso específico de Canadá y Estados Unidos, el destino preferido de vacaciones será cercano, seguro y amigable con sus ciudadanos. Tal es el caso de Quintana Roo: un destino accesible, cercano, seguro y con infraestructura suficiente.
5. Turismo Nacional. Estamos ávidos por salir del confinamiento o al menos por distraernos aunque sea un fin de semana. El nacional tendrá la ventaja de que podrá acceder por carretera, evitando aeropuertos y terminales de autobuses. Por esto, seguramente habrá un aumento significativo de las reservas realizadas por turismo nacional del sureste y centro de la República.
6. Menor exposición. Una de las razones por las que los turistas que eligen Rentas Vacacionales es la privacidad: una propiedad SOLO para ellos. Esta privacidad ademas de ser cómoda ahora es también segura: no compartirán elevadores, albercas, restaurantes o baños con otras personas que no sean de su familia o grupo.
7. Costo – beneficio. En familias o grupos de 4 o más personas, las Rentas Vacacionales brindan un mayor valor a un menor costo. En lugar de pagar por persona, se paga por grupo y se controlan también los costos de comidas y salidas.
Los tiempos que vienen serán complejos. Sin duda alguna estamos ante una situación histórica que marcará un antes y un después en el Siglo XXI. Sin embargo confiamos en que esforzándonos, pero sobre todo, planeando y ejecutando eficazmente, podremos sortear esta tormenta, hasta que lleguemos a aguas más pacíficas.
La nueva Ley Nacional de Extinción de Dominio representa un riesgo alto para quienes han invertido en propiedades para renta vacacional. En la entrevista realizada a nuestro Socio Director Fausto Bañuelos durante la Expo Renta Vacacional Cancún 2019, hablamos sobre esta nueva Ley y cómo podría afectar severamente a los propietarios de inmuebles en AirBnB y cualquier otra plataforma o modalidad de renta vacacional.
Si tienes propiedades en AirBnB o de renta vacacional y tienes más dudas del tema o te gustaría saber cómo realizar estrategias preventivas para minimizar los riesgos derivados de la extinción de dominio, ¡contáctanos!
