Uno de los elementos esenciales en cualquier empresa son los Recursos Humanos: sus colaboradores. Sin estos, simplemente sería imposible llevar a cabo la misión de la entidad. Por eso, contar con un procedimiento eficiente para integrar el Expediente Laboral es muy importante, especialmente en el caso de una contingencia o una separación laboral.
¿Qué es el Expediente Laboral?
El expediente laboral es aquel en el que se integra toda la documentación de relevancia, respecto de la relación laboral que se tiene con cada colaborador.
Contar con un Expediente Laboral completo y bien integrado nos permite tener un control documental adecuado y constituye la base probatoria idónea ante cualquier contingencia.
Disposiciones en la legislación mexicana
La legislación mexicana no contempla expresamente (salvo en casos muy específicos), la obligación de integrar el Expediente Laboral. Sin embargo, la Ley Federal del Trabajo establece en su artículo 784, la obligación legal del patrón de conservar ciertos documentos. A la letra dice:
Artículo 784.- El Tribunal eximirá de la carga de la prueba al trabajador, cuando por otros medios esté en posibilidad de llegar al conocimiento de los hechos, y para tal efecto a petición del trabajador o de considerarlo necesario requerirá́ al patrón para que exhiba los documentos que, de acuerdo con las leyes, tiene la obligación legal de conservar en la empresa, bajo el apercibimiento de que, de no presentarlos, se presumirán ciertos los hechos alegados por el trabajador.
Luego en el mismo artículo se establecen varios casos en los que el patrón tendrá la carga de la prueba, es decir, deberá producir elementos para determinar lo siguiente:
- Fecha de ingreso del trabajador;
- Antigüedad del trabajador;
- Faltas de asistencia del trabajador;
- Causa de rescisión de la relación de trabajo;
- Terminación de la relación o contrato de trabajo para obra o tiempo determinado, en los términos de los artículos 37, fracción I, y 53, fracción III, de esta Ley;
- Constancia de haber dado por escrito al trabajador o al Tribunal de la fecha y la causa del despido. La negativa lisa y llana del despido, no revierte la carga de la prueba. Asimismo, la negativa del despido y el ofrecimiento del empleo hecho al trabajador, no exime al patrón de probar su dicho;
- El contrato de trabajo;
- Jornada de trabajo ordinaria y extraordinaria, cuando ésta no exceda de nueve horas semanales;
- Pagos de días de descanso y obligatorios, así como del aguinaldo;
- Disfrute y pago de las vacaciones;
- Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad;
- Monto y pago del salario;
- Pago de la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas; y
- Incorporación y aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social; al Fondo Nacional de la Vivienda y al Sistema de Ahorro para el Retiro.
Por último, establece que “la pérdida o destrucción de los documentos señalados en este artículo, por caso fortuito o fuerza mayor, no releva al patrón de probar su dicho por otros medios.”
Importancia del Expediente Laboral
El Expediente Laboral es el medio único y más idóneo que se tiene para probar la existencia y características de una relación laboral especialmente al momento de una separación o de cualquier contingencia laboral.
Un Expediente Laboral bien integrado, completo y debidamente actualizado, no solo constituye una buena práctica empresarial, sino que nos permite contar con elementos probatorios suficientes de la naturaleza de la relación laboral.
Los documentos que se integren al Expediente Laboral, nos ayudarán a establecer con claridad, desde la identidad del trabajador, hasta las circunstancias de la relación laboral. En caso de una contingencia, podremos aportar elementos con valor probatorio suficiente, que permitan a la Autoridad, conocer las características de la relación que se mantuvo.
Por último, existen algunas entidades que están obligadas a tener el expediente laboral, como las que integran al Sistema Financiero. En estos casos, el expediente deberá de contar con documentos específicos, como manifestaciones de no vinculación a proceso, constancias de no antecedentes penales, entre otros.
Documentos que debe contener
Para la primera integración, se deben contemplar los siguientes documentos.
- Identificación oficial vigente con fotografía.
- Constancia Única del Registro de Población.
- Acta de nacimiento.
- Registro Federal de Contribuyentes.
- Número del Seguro Social.
- Comprobante de domicilio.
- Curriculum Vitae.
- Constancias de estudio.
- Constancia de no antecedentes penales.
- Aviso de retención de descuentos del INFONAVIT.
- Constancias de descuentos que deba retener la empresa.
- Cartas de recomendaciones.
- Cartas de referencias personales.
- Solicitud de empleo.
- Contrato de trabajo en modalidad de capacitación.
- Contrato de trabajo (indeterminado o determinado).
- Carta de recepción de material, herramientas o equipo.
- Carta de recepción de reglamento interno de trabajo, código de ética y cualquier otra normatividad interna.
Con el paso del tiempo deben agregarse los siguientes:
- Recibos de nómina.
- Pagos de aguinaldo.
- Formato de disfrute de vacaciones y pago de prima vacacional.
- Pagos de la PTU.
- Convenio de modificación de condiciones laborales.
- Certificados de incapacidad temporal para laborar.
- Avisos de accidentes o enfermedades (ST-7 o ST-9).
- Constancias de habilidades (DC-3).
- Dictamen de incapacidad laboral.
- Formatos de permisos generales o de horas extras.
- Avisos de rescisión.
- Constancias médicas.
- Actas administrativas.
Los documentos mencionados son los más comunes. Existen muchos otros que podrán formar parte del Expediente Laboral dependiendo de la actividad de la empresa. Algunas empresas están sujetas a disposiciones específicas, como las contenidas en las Normas Oficiales Mexicanas y otros ordenamientos.
Integrar debidamente el Expediente Laboral de los trabajadores, permite tener un nivel adecuado de institucionalización, -el cual se debe medir continuamente mediante un ejercicio de auditoria legal– por lo que los documentos contenidos en el Expediente Laboral constituyen la memoria jurídica laboral de cada relación y de la forma en que se dio cumplimiento a las obligaciones derivadas de esta.
Fausto Bañuelos
