El Derecho Preventivo puede salvar Tu Empresa.
¿Sabías que el 75% de startups cierran durante los primeros 2 años de vida? La dura realidad de los emprendedores es que al iniciar un negocio se tiene desde el primer día una gran probabilidad de fracaso. ¿Porqué? Esa respuesta vendrá más adelante. Pero desde ahora te digo: el Derecho Preventivo es una de las herramientas que podrían salvar tu empresa. ¿Has oído hablar está “nueva” rama del Derecho?
Entender el negocio NO es la clave del éxito: las herramientas lo son
En mi experiencia como consultor de PyMES encuentro una y otra vez que el emprendedor normalmente conoce su negocio. Entiende las generalidades y particularidades de lo que hace. Incluso lo domina y es un experto en el. Pero esto no es suficiente para garantizar el éxito.
Lo primero que debe hacer un emprendedor que inicia es darse cuenta de que saber de “su negocio” y saber “de negocios” son cosas muy diferentes. El rol de emprendedor, sobre todo al principio, es una mezcla entre “todólogo” y “bombero”. Debe hacer todas las funciones del negocio a la vez que va sorteando las dificultades que se le presenten.
Por lo que para sobrevivir, es necesario que aprenda diversas disciplinas: contabilidad, derecho, finanzas, mercadotecnia, logística, etc. Cada una de estas disciplinas tiene herramientas especiales e indispensables para el manejo de un negocio. Y precisamente una de estas es el Derecho Preventivo.
El Derecho Preventivo como herramienta de negocios
Probablemente nunca has oído hablar de Derecho Preventivo y es normal, pues se trata de una disciplina relativamente nueva y poco conocida. Tan es así, que no existe actualmente una definición “oficial” de el, pero aquí te proponemos está que hemos desarrollado y usamos en NexumSAU:
El Derecho Preventivo es una rama del derecho que se encarga de analizar los riesgos legales a que está expuesta una entidad, por su naturaleza o actividad, con el objetivo de crear estrategias para reducirlos o anularlos por completo, evitando así las consecuencias negativas que pudieran derivarse de estos.
Esta es una definición general que nos acerca a la esencia del Derecho Preventivo, el cual se compone a su vez de diversos elementos que te describiremos a continuación. Cada uno de estos elementos te dará una visión más clara de cómo puedes aplicar el Derecho Preventivo en tu negocio.
1. Elementos corporativos
La primera disyuntiva es: emprender como persona física o a través de una sociedad mercantil o civil. Este no es un tema menor y nunca debe de decidirse basados en emociones o ideas equivocadas. Si te interesa el tema, checa este artículo: ¿Cómo emprender un negocio propio? Persona física VS Sociedad Anónima
Para los que deciden emprender como persona física, únicamente deben saber es que ellos responderán personalmente por lo que suceda en el negocio. Esto aplica a cualquier circunstancia de tipo legal que se de con autoridades, clientes, colaboradores, proveedores y cualquier persona relacionada al negocio. Esto no es precisamente malo, pero conforme el negocio aumente en operación y volumen, será más conveniente “independizarlo” de su propietario.
Elementos a tener en cuenta al constituir y operar una sociedad mercantil
- Acuerdo entre socios. Las diferencias y peleas entre socios son quizás el problema más común de los emprendedores. Por eso siempre es bueno recordar que “más vale un mal acuerdo que un buen pleito”. Elegir un socio no es algo que deba tomarse a la ligera, pues asociarse, es exactamente igual que casarse. Es un vínculo que no puede disolverse de forma sencilla. Un buen acuerdo entre socios contempla no solo la “voluntad” de hacer negocio, sino también todos los posibles escenarios de éxito o fracaso. Igual deben acordar cómo repartirán de las obligaciones y responsabilidades, no solo utilidades. Todo esto debe quedar plasmado en el acta constitutiva de la empresa.
- Libros y documentos corporativos. El acta constitutiva es el primer documento corporativo, pero no es el único ni el último. Se debe contar también con libros corporativos: de registro de acciones, de variaciones del capital, de asambleas generales y de sesiones del consejo de administración. Esta es una obligación que muchas veces es pasada por alto pero que debe ser observada a cabalidad.
- Obligaciones corporativas. Realizar asambleas anuales de socios, presentar al SAT relación de socios y accionistas, presentar a la Secretaría de Economía avisos de modificación de estructura, realizar y renovar el registro de inversión extranjera así como presentar avisos trimestrales de acuerdo con los supuestos establecidos.
El constituir una sociedad mercantil o civil implica una serie de obligaciones que se crean por el solo hecho de que esta exista y que, en muchas ocasiones, no son observadas de forma adecuada. Si eres socio de una persona moral, te recomendamos que revises todas tus elementos corporativos, a fin de que esta se encuentre siempre en óptimo estado.
2. Cumplimiento normativo o Compliance
Este es uno de los metatérminos de moda, que hemos escuchado mucho en los últimos años. Muchas personas, cuando escuchan por primera vez de “Derecho Preventivo” piensan que es lo mismo que “compliance” pero no lo es. “Compliance” es un término en ingles que puede traducirse por “cumplimiento normativo” y el cumplimiento normativo forma parte del Derecho Preventivo. En este artículo encontrarás más acerca del famoso compliance: la importancia del Compliance y el Derecho Preventivo.
La esencia del cumplimiento normativo es muy sencilla: que una entidad conozca toda la normatividad que le aplica y tome medidas concretas para cumplirla. En México existe normatividad federal, estatal y municipal que es común para todos los negocios. Ejemplos de esto son el alta en el registro federal de contribuyentes, las licencias estatales y municipales, los permisos para anuncios publicitarios y el pago de impuestos federales, estatales y municipales.
Pero también existen regulaciones especiales, que aplican de acuerdo con la naturaleza de la entidad o con la actividad que realiza, como es el caso de normas oficiales mexicanas, régimen de prevención de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo, regulaciones de tipo prudencial para entidades financieras, regulaciones sanitarias para establecimientos como clínicas, consultorios, hospitales, restaurantes, entre muchas otras.
Para tener un cumplimiento normativo eficaz es necesario lo siguiente:
- Conocer todas las regulaciones que aplican a la entidad.
- Tener un proceso de seguimiento puntual para las obligaciones que deben ser renovadas o refrendadas.
- Mantener un catalogo de cumplimiento normativo adecuado. En algunos casos implica tener todas las licencias o trámites ordenados, accesibles y en un sitio adecuado.
3. Normatividad Organizacional
Hablar de “normatividad organizacional” es hablar de las normas y lineamientos observados hacia dentro de la empresa, que le permiten mantener un orden correcto para alcanzar sus objetivos.
Un sistema eficiente de normatividad organizacional le brinda dirección a la empresa, regula su operatividad y garantiza el alcance de los objetivos fijados. Por otro lado, una falta de normatividad organizacional en la que sus factores carecen de los lineamientos adecuados para realizar sus actividades. Esto genera desorden, desperdicios, ineficiencias y, eventualmente, puede causar el fracaso del negocio.
La creación e implementación de una normatividad organizacional adecuada parte del entendimiento de que un negocio, aunque sea de “una persona”, tiene diversas funciones y actividades que deben ser organizadas y normadas.
Documentos normativos más importantes:
- Código de Ética. Es el documento en donde se contemplan los principios éticos de la entidad y que sirve de guía para los colaboradores.
- Estructura Orgánica de la Empresa. Es la forma en que está organizada la sociedad y no es solo el organigrama. Todas las empresas tienen estructura, solo que en algunas se diseña y en otras sucede sin planeación y de forma desordenada. La Estructura Legal forma parte de la estructura organizacional. Le da soporte y protección a toda la entidad.
- Lineamientos de Contratación de Personal. Documento en donde se establecen los criterios, lineamientos, normas y políticas de las actividades de reclutamiento, selección, contratación y capacitación de los colaboradores de la Entidad.
- Manuales de funciones y responsabilidades. También conocidos como Manuales de Puestos, son documentos en donde se establece la descripción, los objetivos, las funciones básicas y el perfil de cada puesto.
- Manuales de procedimientos. Descripción detallada de las actividades que se ejecutan en la Entidad. Sirven para normar las actividades, homologar conceptos y criterios sobre estas, agilizar el flujo de la información entre los departamentos y puestos y, en ultima instancia, para tener una imagen completa del proceso general realizado por la Entidad.
- Manuales de normas administrativas. Compilación de todos los criterios, lineamientos, normas y políticas de carácter administrativo. Este puede contener información de temas como pagos de nomina, prestaciones adicionales, políticas de vacaciones y permisos, procesos disciplinarios, entre otros.
- Políticas corporativas. Principios generales que rigen la actuación de la sociedad y que todos sus factores deben observar como principios rectores.
- Reglamento Interior de Trabajo. Conjunto de disposiciones obligatorias para trabajadores y patrones en el desarrollo de los trabajos en una empresa o establecimiento.
4. Documentos legales internos
Varias de las actividades realizadas por la Entidad, deben estar debidamente soportadas mediante diversos documentos y formatos. La ausencia de los soportes adecuadas se nota en el momento en que éstos se necesitan y no se tienen. Su ausencia o su estructuración defectuosa normalmente traen consecuencias: desde pequeños inconvenientes hasta grandes problemas.
El ejemplo más común es con la ausencia de contratos o con el uso de contratos de machote (formato) que normalmente son insuficientes. Por otro lado, es también común el no contar con formatos “generadores”, que no son más que documentos en donde se compila información de relevancia para un fin específico.
Precisamente uno de los síntomas de la ausencia o deficiencia de una estructura legal, es el carecer de la documentación y fundamentación suficiente, para las actividades más importantes de la organización. Y es necesario aclarar este punto: no todas las actividades deben ser documentadas, pues también es igualmente problemático es crear una estructura burocrática pesada e ineficiente.
Algunos de los documentos y formatos legales más importante con los que debe contar una empresa son:
- Contratos: arrendamiento, comisión mercantil, laborales (tiempo determinado, indeterminados, de capacitación, a prueba), mutuo, prestación de servicios profesionales.
- Convenio: confidencialidad, no competencia, terminación laboral.
- Formatos: solicitud de empleo.
- Títulos de crédito: pagaré, cheque,
- Comprobantes Fiscales Digitales: ingresos, notas de crédito, traslado.
- Documentación: expediente laboral, títulos de marcas, estados financieros.
Una última reflexión…
Todo emprendedor y empresario sabe que esta labor es de alto riesgo. Pero también saben que “a mayor riesgo, mayor rendimiento”. Emprender exige de una persona que desarrolle una serie de habilidades específicas, más allá de conocer las peculiaridades de su negocio.
Pero esto no implica que debamos ser especialistas de todo. En este mundo actual -y en el que viene- no triunfará el que tenga grandes cantidades de información. Triunfará el que tenga la capacidad de procesar y sintetizar la información, de tal suerte que pueda obtener resultados significativos.
Ser emprendedor no significa que tengas que ser abogado, contador, fiscalista o financiero. Lo que necesitas es entender lo suficiente para saber que hacer y para saber cuándo hablar con un experto.
No puede hacerse todo solo. No existe emprendimiento exitoso hecho en solitario. Rodearse de un equipo de gente capaz es instrumental para la supervivencia y el éxito eventual.
Yo siempre he dicho que un empresario se da cuenta que está teniendo éxito el día que puede contratar gente mucho más capaz que el.
Socio Director de NexumSAU. Pionero en Derecho Preventivo. Especialista certificado en PLDFT.
[1] https://www.elfinanciero.com.mx/empresas/fracasan-en-mexico-75-de-emprendimientos