Conseguir vivienda en la CDMX es cada vea más difícil. Los precios de las rentas han aumentado considerablemente en los últimos años y muchos inquilinos se han visto sorprendidos con aumentos desproporcionados de un momento a otro. Esto genera dificultad para habitar zonas céntricas, aleja a las personas de los centros de trabajo, desplaza a poblaciones originarias de sus comunidades y afecta el ingreso de las personas al tener que gastar más en renta. Por ello el Gobierno de la CDMX publicó el pasado 28 de agosto de 2024 la reforma al Código Civil y la Ley de Vivienda de la Ciudad de México. Su objetivo: controlar el aumento desproporcionado de las rentas. Aquí te presentaremos los tres ejes principales de esta Reforma y sus implicaciones.
La NOM-247 es una Norma Oficial Mexicana publicada en marzo de 2022 y su objetivo es regular las prácticas comerciales en la compraventa de bienes inmuebles residenciales (encuentra el documento completo aquí). Sin embargo, existen muchas dudas sobre cómo cumplir con esta NOM y sobre las verificaciones que realiza la Procuraduría Federal del Consumidor respecto de su cumplimiento. En este artículo te diremos en que consiste la NOM, cómo cumplir con ella y qué hacer ante una visita de la PROFECO.
En diciembre de 2021 se publicaron en el Diario Oficial de la Federación diversas reformas a las disposiciones fiscales. Entre ellas la adición del artículo 32-B Ter del Código Fiscal de la Federación. En este artículo se crea una nueva obligación fiscal: obtener, integrar y resguardar información completa y fidedigna del Beneficiario Controlador.
¿Sabías que el 75% de startups cierran durante los primeros 2 años de vida? La dura realidad de los emprendedores es que al iniciar un negocio se tiene desde el primer día una gran probabilidad de fracaso. ¿Porqué? Esa respuesta vendrá más adelante. Pero desde ahora te digo: el Derecho Preventivo es una de las herramientas que podrían salvar tu empresa. ¿Has oído hablar está “nueva” rama del Derecho?
Entender el negocio NO es la clave del éxito: las herramientas lo son
En mi experiencia como consultor de PyMES encuentro una y otra vez que el emprendedor normalmente conoce su negocio. Entiende las generalidades y particularidades de lo que hace. Incluso lo domina y es un experto en el. Pero esto no es suficiente para garantizar el éxito.
Lo primero que debe hacer un emprendedor que inicia es darse cuenta de que saber de “su negocio” y saber “de negocios” son cosas muy diferentes. El rol de emprendedor, sobre todo al principio, es una mezcla entre “todólogo” y “bombero”. Debe hacer todas las funciones del negocio a la vez que va sorteando las dificultades que se le presenten.
Por lo que para sobrevivir, es necesario que aprenda diversas disciplinas: contabilidad, derecho, finanzas, mercadotecnia, logística, etc. Cada una de estas disciplinas tiene herramientas especiales e indispensables para el manejo de un negocio. Y precisamente una de estas es el Derecho Preventivo.
El Derecho Preventivo como herramienta de negocios
Probablemente nunca has oído hablar de Derecho Preventivo y es normal, pues se trata de una disciplina relativamente nueva y poco conocida. Tan es así, que no existe actualmente una definición “oficial” de el, pero aquí te proponemos está que hemos desarrollado y usamos en NexumSAU:
El Derecho Preventivo es una rama del derecho que se encarga de analizar los riesgos legales a que está expuesta una entidad, por su naturaleza o actividad, con el objetivo de crear estrategias para reducirlos o anularlos por completo, evitando así las consecuencias negativas que pudieran derivarse de estos.
Esta es una definición general que nos acerca a la esencia del Derecho Preventivo, el cual se compone a su vez de diversos elementos que te describiremos a continuación. Cada uno de estos elementos te dará una visión más clara de cómo puedes aplicar el Derecho Preventivo en tu negocio.
1. Elementos corporativos
La primera disyuntiva es: emprender como persona física o a través de una sociedad mercantil o civil. Este no es un tema menor y nunca debe de decidirse basados en emociones o ideas equivocadas. Si te interesa el tema, checa este artículo: ¿Cómo emprender un negocio propio? Persona física VS Sociedad Anónima
Para los que deciden emprender como persona física, únicamente deben saber es que ellos responderán personalmente por lo que suceda en el negocio. Esto aplica a cualquier circunstancia de tipo legal que se de con autoridades, clientes, colaboradores, proveedores y cualquier persona relacionada al negocio. Esto no es precisamente malo, pero conforme el negocio aumente en operación y volumen, será más conveniente “independizarlo” de su propietario.
Elementos a tener en cuenta al constituir y operar una sociedad mercantil
Acuerdo entre socios. Las diferencias y peleas entre socios son quizás el problema más común de los emprendedores. Por eso siempre es bueno recordar que “más vale un mal acuerdo que un buen pleito”. Elegir un socio no es algo que deba tomarse a la ligera, pues asociarse, es exactamente igual que casarse. Es un vínculo que no puede disolverse de forma sencilla. Un buen acuerdo entre socios contempla no solo la “voluntad” de hacer negocio, sino también todos los posibles escenarios de éxito o fracaso. Igual deben acordar cómo repartirán de las obligaciones y responsabilidades, no solo utilidades. Todo esto debe quedar plasmado en el acta constitutiva de la empresa.
Libros y documentos corporativos. El acta constitutiva es el primer documento corporativo, pero no es el único ni el último. Se debe contar también con libros corporativos: de registro de acciones, de variaciones del capital, de asambleas generales y de sesiones del consejo de administración. Esta es una obligación que muchas veces es pasada por alto pero que debe ser observada a cabalidad.
Obligaciones corporativas. Realizar asambleas anuales de socios, presentar al SAT relación de socios y accionistas, presentar a la Secretaría de Economía avisos de modificación de estructura, realizar y renovar el registro de inversión extranjera así como presentar avisos trimestrales de acuerdo con los supuestos establecidos.
El constituir una sociedad mercantil o civil implica una serie de obligaciones que se crean por el solo hecho de que esta exista y que, en muchas ocasiones, no son observadas de forma adecuada. Si eres socio de una persona moral, te recomendamos que revises todas tus elementos corporativos, a fin de que esta se encuentre siempre en óptimo estado.
2. Cumplimiento normativo o Compliance
Este es uno de los metatérminos de moda, que hemos escuchado mucho en los últimos años. Muchas personas, cuando escuchan por primera vez de “Derecho Preventivo” piensan que es lo mismo que “compliance” pero no lo es. “Compliance” es un término en ingles que puede traducirse por “cumplimiento normativo” y el cumplimiento normativo forma parte del Derecho Preventivo. En este artículo encontrarás más acerca del famoso compliance: la importancia del Compliance y el Derecho Preventivo.
La esencia del cumplimiento normativo es muy sencilla: que una entidad conozca toda la normatividad que le aplica y tome medidas concretas para cumplirla. En México existe normatividad federal, estatal y municipal que es común para todos los negocios. Ejemplos de esto son el alta en el registro federal de contribuyentes, las licencias estatales y municipales, los permisos para anuncios publicitarios y el pago de impuestos federales, estatales y municipales.
Pero también existen regulaciones especiales, que aplican de acuerdo con la naturaleza de la entidad o con la actividad que realiza, como es el caso de normas oficiales mexicanas, régimen de prevención de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo, regulaciones de tipo prudencial para entidades financieras, regulaciones sanitarias para establecimientos como clínicas, consultorios, hospitales, restaurantes, entre muchas otras.
Para tener un cumplimiento normativo eficaz es necesario lo siguiente:
Conocer todas las regulaciones que aplican a la entidad.
Tener un proceso de seguimiento puntual para las obligaciones que deben ser renovadas o refrendadas.
Mantener un catalogo de cumplimiento normativo adecuado. En algunos casos implica tener todas las licencias o trámites ordenados, accesibles y en un sitio adecuado.
3. Normatividad Organizacional
Hablar de “normatividad organizacional” es hablar de las normas y lineamientos observados hacia dentro de la empresa, que le permiten mantener un orden correcto para alcanzar sus objetivos.
Un sistema eficiente de normatividad organizacional le brinda dirección a la empresa, regula su operatividad y garantiza el alcance de los objetivos fijados. Por otro lado, una falta de normatividad organizacional en la que sus factores carecen de los lineamientos adecuados para realizar sus actividades. Esto genera desorden, desperdicios, ineficiencias y, eventualmente, puede causar el fracaso del negocio.
La creación e implementación de una normatividad organizacional adecuada parte del entendimiento de que un negocio, aunque sea de “una persona”, tiene diversas funciones y actividades que deben ser organizadas y normadas.
Documentos normativos más importantes:
Código de Ética. Es el documento en donde se contemplan los principios éticos de la entidad y que sirve de guía para los colaboradores.
Estructura Orgánica de la Empresa. Es la forma en que está organizada la sociedad y no es solo el organigrama. Todas las empresas tienen estructura, solo que en algunas se diseña y en otras sucede sin planeación y de forma desordenada. La Estructura Legal forma parte de la estructura organizacional. Le da soporte y protección a toda la entidad.
Lineamientos de Contratación de Personal. Documento en donde se establecen los criterios, lineamientos, normas y políticas de las actividades de reclutamiento, selección, contratación y capacitación de los colaboradores de la Entidad.
Manuales de funciones y responsabilidades. También conocidos como Manuales de Puestos, son documentos en donde se establece la descripción, los objetivos, las funciones básicas y el perfil de cada puesto.
Manuales de procedimientos. Descripción detallada de las actividades que se ejecutan en la Entidad. Sirven para normar las actividades, homologar conceptos y criterios sobre estas, agilizar el flujo de la información entre los departamentos y puestos y, en ultima instancia, para tener una imagen completa del proceso general realizado por la Entidad.
Manuales de normas administrativas. Compilación de todos los criterios, lineamientos, normas y políticas de carácter administrativo. Este puede contener información de temas como pagos de nomina, prestaciones adicionales, políticas de vacaciones y permisos, procesos disciplinarios, entre otros.
Políticas corporativas. Principios generales que rigen la actuación de la sociedad y que todos sus factores deben observar como principios rectores.
Reglamento Interior de Trabajo. Conjunto de disposiciones obligatorias para trabajadores y patrones en el desarrollo de los trabajos en una empresa o establecimiento.
4. Documentos legales internos
Varias de las actividades realizadas por la Entidad, deben estar debidamente soportadas mediante diversos documentos y formatos. La ausencia de los soportes adecuadas se nota en el momento en que éstos se necesitan y no se tienen. Su ausencia o su estructuración defectuosa normalmente traen consecuencias: desde pequeños inconvenientes hasta grandes problemas.
El ejemplo más común es con la ausencia de contratos o con el uso de contratos de machote (formato) que normalmente son insuficientes. Por otro lado, es también común el no contar con formatos “generadores”, que no son más que documentos en donde se compila información de relevancia para un fin específico.
Precisamente uno de los síntomas de la ausencia o deficiencia de una estructura legal, es el carecer de la documentación y fundamentación suficiente, para las actividades más importantes de la organización. Y es necesario aclarar este punto: no todas las actividades deben ser documentadas, pues también es igualmente problemático es crear una estructura burocrática pesada e ineficiente.
Algunos de los documentos y formatos legales más importante con los que debe contar una empresa son:
Contratos: arrendamiento, comisión mercantil, laborales (tiempo determinado, indeterminados, de capacitación, a prueba), mutuo, prestación de servicios profesionales.
Convenio: confidencialidad, no competencia, terminación laboral.
Formatos: solicitud de empleo.
Títulos de crédito: pagaré, cheque,
Comprobantes Fiscales Digitales: ingresos, notas de crédito, traslado.
Todo emprendedor y empresario sabe que esta labor es de alto riesgo. Pero también saben que “a mayor riesgo, mayor rendimiento”. Emprender exige de una persona que desarrolle una serie de habilidades específicas, más allá de conocer las peculiaridades de su negocio.
Pero esto no implica que debamos ser especialistas de todo. En este mundo actual -y en el que viene- no triunfará el que tenga grandes cantidades de información. Triunfará el que tenga la capacidad de procesar y sintetizar la información, de tal suerte que pueda obtener resultados significativos.
Ser emprendedor no significa que tengas que ser abogado, contador, fiscalista o financiero. Lo que necesitas es entender lo suficiente para saber que hacer y para saber cuándo hablar con un experto.
No puede hacerse todo solo. No existe emprendimiento exitoso hecho en solitario. Rodearse de un equipo de gente capaz es instrumental para la supervivencia y el éxito eventual.
Yo siempre he dicho que un empresario se da cuenta que está teniendo éxito el día que puede contratar gente mucho más capaz que el.
En los refranes encontramos el acumulado de la sabiduría popular. Algunos reflejan ideas arcaicas y poco útiles, pero otros contienen verdades valiosas. De estos últimos hay algunos pocos que contienen verdades universales casi imposibles de negar y a los que siempre conviene prestar atención. Uno de ellos reza: “más vale prevenir que lamentar”.
¿Quién no ha escuchado este famoso refrán? Es quizás uno de los más fáciles de entender, pero de los más difíciles de aplicar en la vida cotidiana. Y sin embargo, hacerle caso siempre dará buenos resultados, especialmente en el mundo del emprendedurismo, de los negocios y las PyMES.
Cualquier entidad que desarrolla una adecuada cultura de la prevención, obtiene una poderosísima herramienta para sobrevivir, para desarrollarse y para ser exitosa. Adquirir esta cultura no es tan complicado como parece, pero requiere un cambio de mentalidad, de paradigma. Primero te diremos qué es compliance y Derecho Preventivo para tener un poco de perspectiva. Luego te hablaremos de la cultura de la prevención y por último te presentaremos algunas ideas sobre la relevancia que tienen para las empresas.
Definición de Compliance y de Derecho Preventivo
Empezamos con el concepto más sencillo: compliance. Este anglicismo está de moda y el término completo es “corporate compliance”, que se traduce como “cumplimiento corporativo”. Su esencia tiene que ver con la forma en que las empresas dan cumplimiento a las obligaciones a su cargo.
La World Compliance Association lo define como “un conjunto de procedimientos y buenas prácticas adoptados por las organizaciones para identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se enfrentan y establecer mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción frente a los mismos.”
Por otro lado tenemos al Derecho Preventivo, que es un concepto un tanto más complejo. El derecho se divide en diferentes ramas, de acuerdo con su ámbito de aplicación: administrativo, constitucional, penal, procesal, laboral, tributario, civil y mercantil. El Derecho Preventivo es una de las ramas más reciente del Derecho y estudia el cumplimiento normativo de las entidades que tienen una actividad lucrativa, económica o de asistencia social. La otra área de estudio es la de las interacciones surgidas entre estas entidades y las Autoridades que las regulan.
El Derecho Preventivo puede definirse como “el conjunto de disposiciones internas que establecen las entidades sujetas a un universo normativo específico, con el objeto de dar debido cumplimiento a este”. “Universo normativo específico” debemos entender a la suma total de leyes y normas aplicables a cada entidad. Por ejemplo, un restaurante tendrá que cumplir disposiciones diferentes a las de una organización sin fines de lucro, aunque compartirán normas en común. El Derecho Preventivo también analizará cómo se le aplican estas normas y leyes a cada entidad y las interacciones que existen entre sujeto obligado y Autoridad Supervisora o Reguladora.
De las definiciones anteriores podemos ver que el compliance o “cumplimiento corporativo” forma parte del Derecho Preventivo y se encarga de brindar las herramientas necesarias para poder establecer y observar debidamente estas disposiciones internas. El objetivo final del compliance o cumplimiento corporativo es que las entidades reduzcan significativamente -o incluso supriman por completo- los riesgos derivados de un cumplimiento normativo deficiente.
Cultura de la Prevención
La ”prevención”, como ejercicio para evitar el surgimiento de problemas en general, ha tomado especial relevancia en los últimos años, hasta el punto de haberse desarrollado en muchas áreas una “cultura de la prevención”.
Este es un concepto relativamente nuevo, que comenzó a usarse en los 80’s y se aplica generalmente a conflictos bélicos, desastres naturales, salud publica y, mas recientemente, en el entorno empresarial.
Aunque no existe una definición concreta de la “cultura de la prevención”, se puede entender como el conjunto de conocimientos, técnicas y acciones (positivas) que permiten prever y evitar diversos daños o perjuicios. Este enfoque se convierte en “cultura” cuando de forma sistemática y recurrente se realiza un proceso para prever y planear la ejecución de actividades, tomando acciones para anticiparse al surgimiento de problemas.
En el ámbito de la salud, la cultura de la prevención implica mudar todo el foco de la industria de “curar la enfermedad” a “prevenir que esta suceda”. Y esto es totalmente lógico: es preferible evitar la obesidad a través de una correcta nutrición y de actividad física, a tratar problemas cardíacos, hipertensión, diabetes, etc.
Pero como dijimos al principio: la prevención es muy fácil de entender y muy difícil de aplicar, por esto desgraciadamente en México tenemos una cultura de la prevención casi nula.“Prevenir” no está -todavía- en el ADN del mexicano. El mexicano vive la vida un día a la vez y cada día descubre una forma de afrontarla. Este rasgo nos hace sumamente ingeniosos, pero tiene un costo alto: el de vivir al día sin anticipar una ruta más eficiente. ¿Porqué tenemos está cultura?
Es un misterio, pero quizás sea una cuestión de “tiempo”. El tiempo aquí sucede diferente: “al rato” bien puede ser nunca y “ahorita” pueden ser minutos o meses. “Ya merito” es un poco más que “casi casi”, pero menos que “a la de ya”. Y una constante es “todo para el último”. Pensamos que siempre habrá tiempo.
En el mundo empresarial, se afronta el día a día, se planea lo mínimo indispensable y se vive creyendo que siempre habrá “tiempo” para plantarle cara a lo que se presente. En algunos casos, cuando los problemas se “presentan”, se encuentra la forma de resolverlos, normalmente con costos altos y cuotas de estrés significativas. Sin embargo en otras ocasiones, estos problemas, que pudieron ser previstos y evitados, son el evento que lleva a las empresas a su fin.
Importancia del Derecho Preventivo y el compliance para las empresas
En nuestra experiencia, hemos descubierto que solo las empresa grandes cuentan con procesos de prevención, aunque normalmente están muy orientados a su propia actividad u operación y omiten otras fuentes de riesgo. Por otra lado, en el caso de las PyMES, algunas empresas tienen procesos incompletos o imperfectos de cumplimiento y prevención, mientras que la gran mayoría no cuenta con ningún proceso. Gran parte del problema está en que nunca se han abordado estos procesos de forma generalizada y sistemática.
Aunque existen especializaciones en riesgos, desde la norma ISO31000:2018 y hasta las disposiciones específicas de prevención de lavado de dinero, no existe aun una “escuela de pensamiento” especializada en introducir herramientas preventivas dentro de la estructura organizacional de las entidades. El compliance o cumplimiento corporativo es el primer acercamiento para buscar introducir un proceso que les permita cumplir de forma adecuada con todas las disposiciones a las que están obligadas.
Una entidad que no cumpla adecuadamente con las normas y leyes que le aplican se expone a graves consecuencias como clausuras, demandas, multas o incluso a responsabilidad penal. El cumplir con todo el marco normativo aplicable no es un lujo ni un exceso: en muchos casos es lo mínimo necesarioque espera la Autoridad. Cuando una entidad dentro de sus procesos de planeación, se esfuerza por comprender el marco normativo que le aplica, dota a su estructura organizacional de los elementos necesarios para operar con riesgos mínimos y tolerables.
El no anticiparse a los riesgos a que pudiera estar expuesta una organización, es la táctica de esconder la cabeza en la tierra: nos da la falsa seguridad de que no pasa nada, pero nos deja completamente indefensos para cuando pasa algo. Y siempre pasa algo. En muchas ocasiones, lo que mata a una empresa, es un riesgo que pudo haber sido anticipado y evitado.
En un proceso correcto de cumplimiento corporativo, el primer paso que toda entidad debe realizar es identificar TODAS las normas y leyes a que está obligada. Identificar y comprender estas obligaciones le permitirá conocer, primero, las obligaciones que debe cumplir pero, en un segundo término, le brindará una imagen panorámica de las circunstancias en que está inmersa. Esta imagen le permitirá ir conociendo los riesgos a los que está expuesta e ir planeando de acuerdo con la tolerancia que establezca a estos riesgos.
El esforzarse por aplicar principios de Derecho Preventivo, así como de contar con un proceso de cumplimiento corporativo o compliance eficiente, aumenta las posibilidades de éxito para una entidad y reduce los problemas a que esta se expone a diario.
Y como abrimos con un refrán, cerraremos con una versión del mismo que utilizamos mucho:
Uno de los elementos esenciales en cualquier empresa son los Recursos Humanos: sus colaboradores. Sin estos, simplemente sería imposible llevar a cabo la misión de la entidad. Por eso, contar con un procedimiento eficiente para integrar el Expediente Laboral es muy importante, especialmente en el caso de una contingencia o una separación laboral.
¿Qué es el Expediente Laboral?
El expediente laboral es aquel en el que se integra toda la documentación de relevancia, respecto de la relación laboral que se tiene con cada colaborador.
Contar con un Expediente Laboral completo y bien integrado nos permite tener un control documental adecuado y constituye la base probatoria idónea ante cualquier contingencia.
Disposiciones en la legislación mexicana
La legislación mexicana no contempla expresamente (salvo en casos muy específicos), la obligación de integrar el Expediente Laboral. Sin embargo, la Ley Federal del Trabajo establece en su artículo 784, la obligación legal del patrón de conservar ciertos documentos. A la letra dice:
Artículo 784.- El Tribunal eximirá de la carga de la prueba al trabajador, cuando por otros medios esté en posibilidad de llegar al conocimiento de los hechos, y para tal efecto a petición del trabajador o de considerarlo necesario requerirá́ al patrón para que exhiba los documentos que, de acuerdo con las leyes, tiene la obligación legal de conservar en la empresa, bajo el apercibimiento de que, de no presentarlos, se presumirán ciertos los hechos alegados por el trabajador.
Luego en el mismo artículo se establecen varios casos en los que el patrón tendrá la carga de la prueba, es decir, deberá producir elementos para determinar lo siguiente:
Fecha de ingreso del trabajador;
Antigüedad del trabajador;
Faltas de asistencia del trabajador;
Causa de rescisión de la relación de trabajo;
Terminación de la relación o contrato de trabajo para obra o tiempo determinado, en los términos de los artículos 37, fracción I, y 53, fracción III, de esta Ley;
Constancia de haber dado por escrito al trabajador o al Tribunal de la fecha y la causa del despido. La negativa lisa y llana del despido, no revierte la carga de la prueba. Asimismo, la negativa del despido y el ofrecimiento del empleo hecho al trabajador, no exime al patrón de probar su dicho;
El contrato de trabajo;
Jornada de trabajo ordinaria y extraordinaria, cuando ésta no exceda de nueve horas semanales;
Pagos de días de descanso y obligatorios, así como del aguinaldo;
Disfrute y pago de las vacaciones;
Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad;
Monto y pago del salario;
Pago de la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas; y
Incorporación y aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social; al Fondo Nacional de la Vivienda y al Sistema de Ahorro para el Retiro.
Por último, establece que “la pérdida o destrucción de los documentos señalados en este artículo, por caso fortuito o fuerza mayor, no releva al patrón de probar su dicho por otros medios.”
Importancia del Expediente Laboral
El Expediente Laboral es el medio único y más idóneo que se tiene para probar la existencia y características de una relación laboral especialmente al momento de una separación o de cualquier contingencia laboral.
Un Expediente Laboral bien integrado, completo y debidamente actualizado, no solo constituye una buena práctica empresarial, sino que nos permite contar con elementos probatorios suficientes de la naturaleza de la relación laboral.
Los documentos que se integren al Expediente Laboral, nos ayudarán a establecer con claridad, desde la identidad del trabajador, hasta las circunstancias de la relación laboral. En caso de una contingencia, podremos aportar elementos con valor probatorio suficiente, que permitan a la Autoridad, conocer las características de la relación que se mantuvo.
Por último, existen algunas entidades que están obligadas a tener el expediente laboral, como las que integran al Sistema Financiero. En estos casos, el expediente deberá de contar con documentos específicos, como manifestaciones de no vinculación a proceso, constancias de no antecedentes penales, entre otros.
Documentos que debe contener
Para la primera integración, se deben contemplar los siguientes documentos.
Identificación oficial vigente con fotografía.
Constancia Única del Registro de Población.
Acta de nacimiento.
Registro Federal de Contribuyentes.
Número del Seguro Social.
Comprobante de domicilio.
Curriculum Vitae.
Constancias de estudio.
Constancia de no antecedentes penales.
Aviso de retención de descuentos del INFONAVIT.
Constancias de descuentos que deba retener la empresa.
Cartas de recomendaciones.
Cartas de referencias personales.
Solicitud de empleo.
Contrato de trabajo en modalidad de capacitación.
Contrato de trabajo (indeterminado o determinado).
Carta de recepción de material, herramientas o equipo.
Carta de recepción de reglamento interno de trabajo, código de ética y cualquier otra normatividad interna.
Con el paso del tiempo deben agregarse los siguientes:
Recibos de nómina.
Pagos de aguinaldo.
Formato de disfrute de vacaciones y pago de prima vacacional.
Pagos de la PTU.
Convenio de modificación de condiciones laborales.
Certificados de incapacidad temporal para laborar.
Avisos de accidentes o enfermedades (ST-7 o ST-9).
Constancias de habilidades (DC-3).
Dictamen de incapacidad laboral.
Formatos de permisos generales o de horas extras.
Avisos de rescisión.
Constancias médicas.
Actas administrativas.
Los documentos mencionados son los más comunes. Existen muchos otros que podrán formar parte del Expediente Laboral dependiendo de la actividad de la empresa. Algunas empresas están sujetas a disposiciones específicas, como las contenidas en las Normas Oficiales Mexicanas y otros ordenamientos.
Integrar debidamente el Expediente Laboral de los trabajadores, permite tener un nivel adecuado de institucionalización, -el cual se debe medir continuamente mediante un ejercicio de auditoria legal– por lo que los documentos contenidos en el Expediente Laboral constituyen la memoria jurídica laboral de cada relación y de la forma en que se dio cumplimiento a las obligaciones derivadas de esta.
